УПД – что это за документ и как заполнять форму

УПД или универсальный передаточный документ – разновидность накладной для отпуска товара с расширенными функциями. Использование данной формы возможно для всех субъектов коммерческой деятельности с 2013 года. Ранее склады, магазины и различные юридические лица могли отправлять партии товаров по накладным ТОРГ-12 с прикреплением акта о предоставлении конкретного перечня услуг или задач.

Дополнительно к пакету документальных бланков прикреплялась счет-фактура. УПД заменяет все три формы, что удобно как для поставщика, так и для покупателя. Подробнее о том, что такое документ УПД об отгрузке и как его заполнить.

Основная структура УПД и образец

Документация объединяет в себе все налоговые данные и сведения из номенклатуры, необходимые для легальной отправки товаров и/или услуг получателю. В структуру формы включены:

• Основание для выгрузки товара или оказания услуг.
• Полный перечень номенклатуры.
• Размер НДС, включенного в цену, которую оплачивает покупатель.
• Подписи ответственных должностных лиц, а также печати по возможности.

Согласно регламенту от 21 октября 2013 года, который был объявлен налоговой службой, данная форма может являться подтверждением оказания любых услуг, а также свидетельствовать о приеме или передачи торговых объектов, материальных ценностей или иных товаров.

В 2017 году была проведена корректировка УПД, структуру документа добавлена строка, в которой отмечаются данные о получении субсидий или иных федеральных инвестиций. Идентификатор федерального соглашения отмечается только теми, кто занят в отрасли госзакупок. Все остальные контрагенты обязаны поставить прочерк в данной графе. Перед тем как заполнить образец УПД юридические лица или ИП должны проверить данные по вычетам НДС.

Несмотря на проведенные в 2017 году корректировки бланк многоцелевого передаточного документа практически не поменял свою структуру. Пример того, как заполнять УПД, будет рассмотрен ниже.

Кому нужен УПД и для чего он используется

Перед тем, как заполнить УПД на портале поставщиков или в бумажном формате, нужно знать, для чего этот документ нужен и чем может помочь контрагенту. Согласно регламенту второго приложения к поправкам от ФНС РФ в 2013 года, универсальный бланк отгрузки товаров используется поставщиком товара или услуги в следующих случаях:

1. В процессе отправления товаров без их дальнейшей транспортировки на объект клиента. Любой вид товара, кроме недвижимости, передается уполномоченному лицу покупателя, логистические услуги исключаются.
2. В случае отгрузки группы товаров с их последующей доставкой клиенту и передачи. Допускается приемка груза доверенным лицом или иным контрагентом, который уполномочен принять поставку.
3. При оказании какой-либо услуги в процессе передачи результата работы. В данном случае УПД является подтверждением сотрудничества, а также указывает, что у клиента нет претензий к сервису фирмы.

Данный список был сформирован в 2015 году, однако впоследствии в 2017 году налоговая служба Российской Федерации расширила перечень операций, которые можно отразить в УПД.

Основное преимущества документа заключается в том, что он заменяет собой несколько бумаг, тем самым упрощает документооборот и предотвращает создание путаницы при обмене документации. Заполненный образец УПД в 2022-2023 годах можно использовать как:

• Накладную для любого типа товаров;
• форму, допускающую отпуск сырья на сторону;
• акт о реализации конкретных работ или оказании услуг;
• свидетельство о приеме-передаче заданного объекта.

Совмещенная форма получила широкое распространение среди бухгалтеров, также она дает возможность упростить налоговую отчетность.

Несмотря на упрощение документооборота не все контрагенты готовы использовать единую форму универсального документа. В частности, многие не знают, как заполнить УПД с несколькими ТТН или возникают иные сложности. Налоговая служба допускает использование бланка по усмотрению бизнесмена. Также возможно формирование различных видов документации для разных операций. Например, если компания оказывает сервисные и торговые услуги, допускается формирование счетов-фактур на обслуживание, а для отражения товарооборота можно применять универсальный передаточный документ.

Как правильно заполнить УПД: образец пошагово

Перед тем, как заполнить все необходимые поля в документе, необходимо выбрать его форму. Стоит отметить, что единого бланка образца не существует. Чаще всего контрагенты заполняют бланк, прикрепленный к приложению №1 для письма ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Эту форму можно отредактировать и скорректировать таким образом, чтобы она подходила под нужды конкретной компании.

В ФЗ №402 и пункте первом статьи № 169 Налогового кодекса нашей страны установлены конкретные сроки, которые нужно разместить в документе независимо от типа товара/услуги и организационно-правовой формы предпринимателя. К их числу относятся:

• Регистрационный номер документа, его тип и дата формирования.
• Поля со статусом документации, а также юридической информацией о сторонах сделки.
• Информация о выполняемой сделке, которая подтверждается дополнительными документами.
• Сведения о лице, ответственном за проведение передаточных процедур.
• Подпись ответственного сотрудника с расшифровкой его фамилии.

Всего в документе 19 основных строк, которые нужно заполнить при отгрузке и/или получении товара. Соответственно форма по большей части заполняется поставщиком, покупатель участвует в заполнении только для последних строк. Рассмотрим подробнее нужно ли заполнять страну происхождения, а также иные поля в УПД.

• Поле «Статус». Указывает на роль, которую выполняет форма в процессе сделки. Может иметь значение 1 или 3. Статус выбирается самим поставщиком - единица говорит о внесении показателей для счета-фактуры и первичного документа, два – исключительно для первичного документа.
• Строки 1 и 1а содержат информацию о номере счета фактуры, даты его формирования, а также даты внесения исправлений.
• Строки от 2 по 4 включительно вмещают юридические сведения о поставщике, включая полный юридический адрес, название и ИНН. Здесь же указывается адрес отправителя, особенно если он не совпадает с юридическим адресом поставщика.
• Строки 5 и 5а - номер и дата сделки. Перед тем как заполнять строку 5 и 5А в УПД, необходимо принять во внимание ряд факторов:

1. В строке №5 под названием «к платежно-расчетному документу» указываются номер самого документа, а также срок, когда потребитель перечислил полную или частичную предоплату за товар.
2. Если аванс был выдан поставщику наличными, приводятся номер и дата выдачи стандартного фискального кассового чека.
3. Если аванса не было, строка %5 не заполняется.
4. Строка 5А дублирует номер, дату документа об отгрузке, а также порядковые номера строк товаров в счете фактуре.

• Строки номер 6, 6а и 6Б отражают информацию о покупателе – его название, юридический адрес, а также КПП или ИНН.
• В седьмой строке поставщик прописывает валюту, в которой будет произведен расчет за товары или услуги.
• Строка №8 предназначена для идентификации наличия государственного контракта. Ее заполняют контрагенты, напрямую участвующие в госзакупках, все остальные ставят в этой строке пропуск.

Далее следует таблица с перечислением товаров или услуг, их кодов, артикулов и иной информации. Под таблицей есть строка №8а – «Основание передачи», которую нужно обязательно заполнять в УПД. В этой строке обычно указывается номер договора, где подробно описаны условия сделки, суммы и прочие детали. C 9 по 19-ю строки включительно в документе указываются сведения о лицах, ответственных за прием и передачу товара или услуги. Практически все поля стандартные, поэтому там все понятно, если возникли сложности, можно посмотреть образец заполнения ниже. Более подробно разберем лишь некоторые спорные моменты.

• В УПД обязательно нужно заполнять строку №10. Здесь ставится роспись и полная фамилия человека, который предоставил груз или услуги от предприятия. Наличие подписей указывает, что поставщик уверен в качестве товара или сервиса. В ситуации, если расширенный отчетный бланк имеет статус №1, эту строку можно оставить свободной. Обязательно ее заполнять лишь тогда, когда она имеет статус два и ее подписывает лицо, уполномоченное утверждать исключительно первичные документы.
• В УПД также обязательно заполнять строку №18. Здесь расписывается представитель со стороны потребителя, который будет отвечать за проверку качества товара или услуги перед вышестоящим начальством. Например, начальник склада Иванов принимает от поставщика партию яблок и расписывается о получении, а также о том, что не имеет претензий к качеству продукции. Если часть яблок окажется непригодной для продажи, Иванов понесет материальную ответственность перед своей компанией.
• Есть много вопросов о том, как заполнить строку 19 в УПД. В ней необходимо указать наименование экономического субъекта из числа составителей документов. Строка номер 19 заполняется или получателем или поставщиком на основании информации получателя. Здесь необходимо прописать полное юридическое название компании покупателя, а также ИНН и КПП предприятия. Аналогично строке № 19 заполняется строка 14, в ней указываются те же данные, но относящиеся к поставщику.

Также иногда возникают проблемы при заполнении таблицы. Она состоит из нескольких разделов, в том числе:

• Номера груза или услуги по порядку перечисления.
• Внутреннего кода и номенклатурного названия товара или услуги.
• Единицы для измерения и расчёта стоимости.
• Общей цены за всю партию груза или набор услуг.
• Указания уровня НДС для каждой позиции.
• Итоговой цены товары или услуги поставщика (с НДС).
• Указания страны выпуска груза и регистрационного кода декларации на таможне.

Страну происхождения товара в УПД обязательно заполнять тогда, когда продукт завезен из-за рубежа. Тогда же указывается и номер таможенной декларации. Если товар произведен на территории РФ или поставщик оказывает услуги, в обоих полях ставится прочерк.

Чек-лист

• УПД – универсальный передаточный документ, развернутый аналог счета-фактуры и передаточной документации.
• Возможно предоставление УПД в бумажной и электронной форме при наличии ЭЦП.
• На бланке необязательно ставить печать, при желании печать ставится в районе строки 19.
• Документ используется и для товаров, и для услуг.
• Предоставление документа обязательно в течение 5 дней с момента отгрузки.

Заключение

Универсальный документ значительно упрощает работу бухгалтерии и смежных отделов. Он избавляет от обилия бумаг в офисе и содержит емкие данные на одном листе. При использовании электронного УПД можно отслеживать все операции приема-передачи за несколько кликов. Самое важное при переходе на этот вид отчетности – правильно устанавливать статус документа (1 или 2). В статусе 1 должны быть заполнены все поля, для статуса 2 есть исключения.

По большей части исключения касаются строк от 8а до 19, поэтому не имеют существенного веса и значения для государственных и налоговых органов. Чтобы не допустить ошибок при внесении данных в документ, просмотрите выше образец как правильно заполнять УПД покупателю. Наглядная информация поможет быстро разобраться в работе и исключить недочеты.

Читайте также:

• Контроль платежей и переводов между физическими лицами ЦБ и ФНС
• Переход на единые налоговые платежи: что ждет налогоплательщиков в 2023 году
• Что такое банковский день: как его рассчитать